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HR文書 | 紅頭文件&非紅頭文件，制度文檔格式全解！

發布日期：2016-11-2 點擊次數：8605 次

發送該信息到手機

如果公司有文控管理，會有文件模板來發布制度，但如果公司沒有文控管理或者不規范的話，制度模板需要本部門來確定了。

制度文檔的構成要素筆者將分兩方面來講解，一方面是紅頭文件，國家有專門的公文格式，參照國家的公文格式規范可以制定本公司的公文格式規范，另一方面是非紅頭文件，公司自己來確定的模板。無論是紅頭文件還是非紅頭文件，包含的要素基本是相同的。

一、紅頭文件

紅頭文件格式基本是參照國家的公文格式規范，參照不是照搬，還需要結合企業的環境，如文件的存檔、很多企業沒有上下級單位、文件的保密、從節約成本方面考慮等，這些因素都會影響文件格式規范。

一般說來，紅頭文件格式要包含以下因素：

1、企業標識

企業標識也就是所謂紅頭文件的那個紅頭，例如公司名稱是“河北宏意信息科技有限公司”，那么這個企業標識就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字樣。

2、發文字號

發文字號一般包括發文單位代字、年份和序號等，如“河北宏意信息科技有限公司”的發文單位代字可以確定為“宏意”，這個公司各個部門都需要發文，可以用各部門簡稱來識別各部門的文件，例如人力資源部簡稱“人”、行政辦公室簡稱“辦”等。年份是4位的年份，序號是全年中整個單位按發文時間早晚來編制的自然序號，序號不得有虛數0。

如宏意人[2016]2號，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力資源部發布的文件，在單位發文中總序號是第2。

3、標題

標題并非是制度標題，標題的格式一般為《關于XXXX的通知(請示、指示)》。如薪酬管理制度，標題應該為“關于下發《薪酬管理制度》的通知”。

4、主送單位

主送單位就是文件發給哪些單位。

5、正文

此正文并不是制度的正文，而是通知的內容，一般來說這種附帶制度的通知文件正文是比較簡單的，例如“各部門：《薪酬管理制度》已制訂完畢，自2016年11月1日起生效，請遵照執行。”。如果是修訂的制度，正文中要說明替換的文件情況，如“各部門：《薪酬管理制度》已修訂完畢，自2016年11月1日起生效，同時宏意人【2015】15號《關于下發<薪酬管理制度>的通知》廢止，請遵照執行。”。

6、落款

一般包括發文單位、日期和印章。

7、附件

附件一般為制度正文內容，制度正文的構成要素在非紅頭文件的講解中予以說明。

8、主題詞

主題詞是表達通知文件主題的詞或詞組，一般不超過5個，不過現在黨政機關公文格式中取消了主題詞，主題詞的目的本身是為了便于管理和檢索。筆者認為企業的紅頭文件中帶主題詞是沒有意義的，列出此項是讓大家對有所了解。

9、抄報

一般用于上級單位中，除了主送上級單位外，其它相關需要知曉此事的上級單位用抄報。

10、抄送

抄送是將文件發送給與公文有關的單位或遵照執行的單位，一般用于平級和下級單位。

11、印發單位及日期

指公文印發的單位及日期。

在實際操作中，制度需要匯簽和簽批的，可以額外增加一份公文審批單。

紅頭文件格式，在制度正文中說明參照執行其它制度的情況，要將發文文號和標題全部說清楚，如“績效得分計算規則參照宏意人【2015】18號《關于下發<績效管理制度>的通知》執行。”

二、非紅頭文件

非紅頭文件是一個概括的稱呼，指除紅頭文件以外的其它格式，主要包括以下要素。

1、制度名稱

如薪酬管理制度

2、制度編碼

編碼都包含一定的信息，如HY-HR0001，編碼中包含公司名稱“HY”、部門名稱“HR”、部門發文順序號“0001”，順序號不足4位的用0補足。

3、版本版次

例如用A、B、C……代表版本，用00、01、02……代表版次，版本版次的格式為A00，代表版本為A版次為00。至于版本版次的設定，公司可以確定適合本公司的規則，如同時修改不超過5次的版次升級一級，同時修改5次的或版次累計5次升級的，版本升級一級。

4、編制人與審批人

與制度的編制人與最終審批人簽字(含日期)，如果中間有審核人的，可以增加審核人一項。

5、編制部門

代表制度的編制部門，如果制度正文中出現“本制度由XX部門負責解釋字樣”，制度模板里面可不體現編制部門一項信息。

6、實施時間

代表制度的正式實施時間，如果制度正文中出現“本制度自XXXX年XX月XX日起執行”的字樣，制度模板里面可不體現實施時間一項信息。

7、變更履歷

表示制度的變更情況，也是版本版次升級的依據，變更履歷可在制度正文前體現，以文字描述形式或表格形式來展示。

8、制度目的

制度目的屬于制度正文內容，一般是在制度第一條，是表述制度制定的依據或目的，表述文字要簡明扼要。如薪酬管理制度目的：“為統一薪酬制度，理順分配關系，規范薪酬日常管理，建立完善正常的薪酬運行機制，特制定本制度。”

9、適用范圍

適用范圍屬于制度正文內容，一般在制度第二條，表示制度內容所針對的組織、團體、地域等。如“本制度適用于公司所有員工”、“本制度適用于工程部所有項目經理崗位”。

10、職責

職責屬于制度正文內容，一般在制度第三條，對制度實施過程中的主要負責部門(機構、團體、個人)、輔助部門(機構、團體、個人)等主要職責和工作進行說明。

11、定義

定義屬于制度正文內容，一般在制度第四條，對制度中名稱、稱呼等做明確定義，以便員工明白名稱、稱呼等明確范圍、概念等。如“新員工指入職未滿三個月的員工”、“輔助人員指清潔員、廚師、門衛、司機”。

在這里要注意的是定義可以不遵循規范的解釋、習慣、一般性理解等，它非常具有公司特色，甚至具有單個制度特性，它不能脫離了公司或制度。建議各項制度中對同一個解釋最好一致，當然不一致也是可以的。例如生產部制度中對于新員工的解釋是“入職未滿三個月或由除品質部外轉崗到生產部未滿一個月的員工”，而人力資源部制度中對于新員工的解釋是“入職但未轉正的員工”。

12、其它正文內容

其它正文內容是制度正文的核心，將需要規定的事項表述清楚，制度中最好有標準、執行、監督、結果反饋處理等環節。

制度的最后，一般是一些說明解釋類的內容，例如解釋單位、生效時間、其它信息等。在企業中，一般編制單位也是解釋單位。生效時間可以有多種說法，如自XXXX年XX月XX日起生效、自頒布之日起生效等。其它信息如：與其它制度有沖突的按本制度執行；本規定作為XX制度的補充文件，與XX制度有沖突的按XX制度執行。

13、附件

附件內容一般包括制度中適用的表單、模板等。一般在制度中出現表單、模板等，只需要寫明“附件N”的字樣，到時候在附件中查找即可。對于附件中的表單、模板等，建議也有獨立的編號。

14、公司名稱(可含LOGO)

制度文檔中建議增加公式名稱和LOGO的標識，有的企業制度名稱中含企業名稱，如“XX公司薪酬管理制度”、“XX公司培訓管理制度”等。在工作中應用的文檔中，建議在頁眉或頁腳增加公司名稱和LOGO等信息，同時制度標題可以將“XX公司”字樣去掉。

在上述說的制度內容中，如果出現要參照其它制度的情況，可以直接寫“參照XX制度”，不用將文件編輯等信息說明，因為這是同一制度一直采用一個編碼。

作者簡介：齊濤，三茅人力資源網專欄作家，高級人力資源師，有大型國有企業、民營企業人力資源經理、人資行政總監、人資行政副總工作經歷。對人力資源各模塊有豐富的管理實踐經驗，擅長HR工作系統性搭建與管理。著有《Excel 人力資源管理實操從入門到精通》（中國鐵道出版社），在當當、京東、亞馬遜、天貓均有售。

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