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用“如果-那么”計(jì)劃幫助團(tuán)隊(duì)克服拖延癥

發(fā)布日期：2015-2-14 點(diǎn)擊次數(shù)：785 次

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　　為團(tuán)隊(duì)或整個(gè)組織制定切實(shí)可行的目標(biāo)，不僅要定義該做的事，還要清晰說(shuō)明完成這些事情的具體細(xì)節(jié)，因?yàn)槟悴荒芗僭O(shè)每個(gè)身處其中的人都知道如何將概念轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。通過(guò)采用動(dòng)機(jī)學(xué)家命名的“如果-那么”計(jì)劃（if-then planning）去傳達(dá)和履行團(tuán)隊(duì)意圖，就能顯著提升團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力。
　　用“如果-那么”計(jì)劃幫助團(tuán)隊(duì)克服拖延癥
　　人類非常善于解碼這類“如果x，那么y”形態(tài)的信息，并下意識(shí)地基于這種關(guān)聯(lián)去指導(dǎo)行為。當(dāng)人們決定以確定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式達(dá)成目標(biāo)，他們就會(huì)在大腦里建立一種關(guān)聯(lián)：在一定的場(chǎng)景或提示（如果/當(dāng)x發(fā)生）下，應(yīng)該伴隨一種行為的發(fā)生（那么，我就做y）�！叭� 果-那么”計(jì)劃之所以有效，是因?yàn)槿祟惖拇竽X神經(jīng)回路可以處理偶發(fā)事件。
　　在我們進(jìn)行的200多項(xiàng)研究案例中，執(zhí)行“如果-那么”計(jì)劃者比其他人實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的幾率高出300%。近期的不少研究都揭示，“如果-那么”計(jì)劃能夠明確團(tuán)隊(duì)的工作重心，促使團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)采取關(guān)鍵行動(dòng)。
　　這是個(gè)重要發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榻M織內(nèi)部大量的時(shí)間、金錢、創(chuàng)意與人力，都浪費(fèi)在追逐一些含混不明的目標(biāo)上。這一問(wèn)題在組織內(nèi)部相當(dāng)普遍，“如果-那么”計(jì)劃幫助組織成員理清執(zhí)行過(guò)程中的具體細(xì)節(jié)，從而解決這一問(wèn)題。它抓住了團(tuán)隊(duì)成功的關(guān)鍵，增加了每個(gè)成員的責(zé)任感，幫助他們彌合知與行之間的鴻溝。
　　我們不妨看一個(gè)工作中的簡(jiǎn)單例子。假設(shè)，你的下屬總是遲遲不提交每周的工作報(bào)告，你可以要求他們必須將此事列入計(jì)劃，以確保你能更好地掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展。盡管每個(gè)人都愿意這么做，但他們太忙，總是忘記匯報(bào)。此時(shí)你可以要求他們做一份“如果-那么”計(jì)劃：“（如果）到了周五下午2點(diǎn)，（那么）我就給蘇珊發(fā)郵件提交一份簡(jiǎn)要的工作進(jìn)展報(bào)告�！�
　　這樣一來(lái)，“周五下午2點(diǎn)”這個(gè)提示就會(huì)立即在他們大腦里和“給蘇珊發(fā)郵件匯報(bào)工作”這一舉動(dòng)聯(lián)系起來(lái)——這個(gè)提示非常醒目。在這種提醒之下，你的下屬開(kāi)始下意識(shí)尋找行為發(fā)生的情境。最終，他們會(huì)捕捉到這個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻（周五下午2點(diǎn)），并立即采取行動(dòng)，即便他們當(dāng)時(shí)正忙于其他事情。
　　一旦這個(gè)計(jì)劃中的“如果”被探測(cè)到，大腦就會(huì)啟動(dòng)“那么”的部分。人們會(huì)不假思索地去執(zhí)行這個(gè)指令。周五下午當(dāng)時(shí)針指向2點(diǎn)鐘，員工的手指就會(huì)下意識(shí)地移向鍵盤寫郵件。有時(shí)你會(huì)意識(shí)到自己在遵循一個(gè)“如果-那么”的指令。但這個(gè)過(guò)程本身并不需要是有意識(shí)的，這意味著你和下屬可以在繼續(xù)推進(jìn)其他項(xiàng)目的同時(shí)，完成這個(gè)計(jì)劃。
　　在我們進(jìn)行的對(duì)照實(shí)驗(yàn)中，這個(gè)做法很奏效：那些采用“如果-那么”計(jì)劃的參與者，每周提交報(bào)告的時(shí)間平均只拖延了1.5個(gè)小時(shí)；那些沒(méi)有采用這個(gè)計(jì)劃的參與者，提交報(bào)告的時(shí)間平均推遲了8個(gè)小時(shí)。
　　攻克組織頑疾破除團(tuán)隊(duì)拖延癥
　　“如果-那么”計(jì)劃，不僅能幫管理者從下屬那里得到更好的業(yè)績(jī)報(bào)告，它還有助于組織攻克其運(yùn)行和決策過(guò)程中的一些經(jīng)典挑戰(zhàn)。新的研究發(fā)現(xiàn)，“如果-那么”計(jì)劃可以有效地解決如下典型問(wèn)題。
　　陷阱1：團(tuán)隊(duì)迷思
　　在決策時(shí)，通常成員們并沒(méi)有貢獻(xiàn)各自獨(dú)有的數(shù)據(jù)與洞察，而是局限于自己一開(kāi)始就掌握的那些信息。即便團(tuán)隊(duì)成員都被明確告知要與大家分享所有相關(guān)信息，而且會(huì)得到金錢獎(jiǎng)勵(lì)，仍然很少有人這么做。在討論時(shí)人們常常忘記這個(gè)大原則，因?yàn)槿藗兒茈y擺脫根深蒂固的習(xí)慣，或者因?yàn)樾畔⒊d導(dǎo)致認(rèn)知麻痹，又或者僅僅是走神了。
　　盧卡斯·蒂爾莫（J.Lukas Thürmer）、弗蘭克·維貝爾（Frank Wieber）與彼得·戈?duì)柧S策在德國(guó)康斯坦茨大學(xué)所做的研究，驗(yàn)證了“如果-那么”計(jì)劃的作用：它可以通過(guò)加強(qiáng)組織內(nèi)部的信息互通與合作，優(yōu)化組織的決策過(guò)程。在這項(xiàng)研究中，團(tuán)隊(duì)需要克服“隱藏信息”（hidden profile）問(wèn)題，即在集體決策過(guò)程中，大家共享一部分信息，而另一部分信息則掌握在個(gè)別人手里。因此，團(tuán)隊(duì)成員要分享信息才能找到最佳解決方案。
　　陷阱2：死守?cái)【?BR>　　維貝爾、蒂爾莫和戈?duì)柧S策進(jìn)一步的研究還發(fā)現(xiàn)，“如果-那么”計(jì)劃還有助于團(tuán)隊(duì)避免另外一個(gè)普遍存在的問(wèn)題：為敗局已定的項(xiàng)目源源不斷投入資源。人類傾向于追逐沉沒(méi)成本，將時(shí)間、精力與資金投入某些一無(wú)所獲的事。這是非理性行為。這種情況下最好的做法，應(yīng)該是就所剩資源做出明智的處理決定。但是人們通常的做法是，一切照舊，不愿意承認(rèn)自己投資失誤，這些投資本來(lái)可以有更好的用處。
　　如果能從獨(dú)立觀察者的外在視角來(lái)看待這一問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)就可以更客觀地對(duì)待錯(cuò)誤決定，適時(shí)收手或者全身而退。換句話說(shuō)，通過(guò)設(shè)想其他團(tuán)隊(duì)做了同樣的早期投入，人們才能將關(guān)注點(diǎn)放在如何更好地處理當(dāng)前狀況，而不是顧慮之前的花費(fèi)。維貝爾、蒂爾莫和戈?duì)柧S策猜想，“如果-那么”計(jì)劃可以成為一個(gè)特殊工具，向團(tuán)隊(duì)灌輸這種思維方式。原因有二：首先，研究表明“如果-那么”計(jì)劃可以幫助個(gè)人調(diào)整達(dá)成目標(biāo)的戰(zhàn)略，而不是一味采用已經(jīng)證實(shí)無(wú)效的方法；其次，戈?duì)柧S策的另一項(xiàng)研究也證明，“如果-那么”計(jì)劃可以給人們一個(gè)外部視角（比如，設(shè)想自己是一名醫(yī)生，就會(huì)讓你在見(jiàn)到血的時(shí)候不再那么惡心）。
　　團(tuán)隊(duì)或組織在設(shè)定目標(biāo)時(shí)，經(jīng)常使用大而化之的抽象語(yǔ)言。如果能采用“如果-那么”的句式，就很容易將大而抽象的目標(biāo)變成一個(gè)個(gè)切實(shí)可行的小目標(biāo)，然后再根據(jù)這些小目標(biāo)明確所需的具體舉措。
　　比如，如果想要提升團(tuán)隊(duì)溝通能力，你不妨將“減少團(tuán)隊(duì)成員之間的信息超載”作為其中一個(gè)小目標(biāo)。就此進(jìn)行頭腦風(fēng)暴之后，你可以通過(guò)這樣的方式實(shí)現(xiàn)這個(gè)小目標(biāo)：要求每個(gè)人在轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，明確解釋轉(zhuǎn)發(fā)的原因。（這樣要求的原理是：如果必須說(shuō)明理由，人們就會(huì)小心翼翼地選擇轉(zhuǎn)發(fā)的郵件。）對(duì)團(tuán)隊(duì)成員而言，這個(gè)“如果-那么”計(jì)劃就是：“如果我轉(zhuǎn)發(fā)一封郵件，我會(huì)在郵件開(kāi)始用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句明確告之，這封信是關(guān)于什么的，以及我為什么要發(fā)給你。”一位高管告訴我，這個(gè)簡(jiǎn)單的做法迅速終結(jié)了那種下意識(shí)的轉(zhuǎn)發(fā)行為，讓每個(gè)人的收件箱不再塞滿無(wú)關(guān)信息。同時(shí)，這也提升了那些確實(shí)需要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件的質(zhì)量。
　　將“誰(shuí)、何時(shí)、在哪里”具體化，是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程，而不是一次性練習(xí)，不妨要求你的團(tuán)隊(duì)成員定期檢查他們的“如果-那么”計(jì)劃。研究表明，不斷推敲“如果-那么”計(jì)劃可以讓組織效率翻倍，而且可以讓組織定期評(píng)估其目標(biāo)是否現(xiàn)實(shí)：有沒(méi)有什么事情總是比預(yù)期更難、或者花費(fèi)更多時(shí)間才能完成？有沒(méi)有哪些步驟還缺乏明確規(guī)劃？如果環(huán)境改變，你的“如果-那么”計(jì)劃也需要調(diào)整，否則就不會(huì)達(dá)到預(yù)期效果。
　　盡管“如果-那么”計(jì)劃對(duì)團(tuán)隊(duì)及組織作用的研究還相當(dāng)新，但初步研究結(jié)果相當(dāng)喜人，社會(huì)心理學(xué)家們正在驗(yàn)證它的諸多用處和益處。（舉個(gè)例子，我自己正在研究，“如果-那么”計(jì)劃能否將團(tuán)隊(duì)思維方式由“做好”轉(zhuǎn)變?yōu)椤白龅酶谩�，從而推�?dòng)組織持續(xù)發(fā)展。）而其中鮮明的結(jié)論就是，“如果-那么”計(jì)劃能幫助團(tuán)隊(duì)將其目標(biāo)細(xì)化為更可行的路徑，為團(tuán)隊(duì)成員搭建起意識(shí)與現(xiàn)實(shí)之間的橋梁。通過(guò)培養(yǎng)每個(gè)人的責(zé)任感，明確執(zhí)行中的關(guān)鍵步驟，它讓人們做到比自己計(jì)劃做得更多更好。

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